CLAVES PARA TENER REUNIONES DE TRABAJO EFICIENTES

Las reuniones de trabajo se han convertido en una parte más de la rutina profesional. Son cada vez más los ejecutivos que pasan una parte considerable del día reunidos en salas con compañeros, recibiendo visitas de proveedores o visitando a clientes. Sin embargo, estas reuniones sólo son eficientes cuando alguien ha invertido tiempo en organizarla y concretar objetivos y prioridades. Cosa que no siempre ocurre así. Con una simple preparación y estructura la eficiencia de una reunión puede aumentar decisivamente. Es por ello, que desde aquí queremos darte algunos consejos:

Evita poner reuniones fuera del horario de trabajo

Muchas reuniones serán urgentes e imprevisibles, y tal vez tendrán que ser realizadas fuera del horario laboral normal. Entretanto, las reuniones que puedan ser agendadas y preparadas con anticipo debe concentrarse dentro del horario de trabajo. Aunque el equipo pueda ser proactivo, enérgico y dedicado, siempre queda la sensación de aguardar el fin de la reunión para regresar a casa. Esto solamente causaría que algunos participantes busquen la solución más rápida, y no la mejor.

Escoge el ambiente adecuado

El local y ambiente de la reunión son factores determinantes para su suceso. El local debe ser bien iluminado. Si necesitas apagar la luz para una presentación, hazlo en el menor tiempo posible, porque de otra forma se causará un efecto de relajamiento en el grupo. La temperatura debe ser, de preferencia, un poco baja. No para que todos pasen frío, pero hay que tener el cuidado porque temperaturas tibias también causan relajamiento. Escoge también la hora correcta en que los participantes se concentran más en los temas discutidos. De 9 y 12 sería un buen momento del día. Evita reuniones en lugares abiertos, porque el movimiento puede distraer a los participantes.

Elabora un esquema con los puntos a tratar

El enfoque es una de las características más importantes de una reunión eficiente. Al distribuir a los participantes una lista de los temas que serán tratados, estarás dando el primer paso para evitar dispersiones y asuntos fuera del contexto de la reunión.

Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer

Prepara a los participantes

Informa a los participantes del tiempo que durará la reunión, así como si han de llevarse algo pensado o leído, ya que el tiempo de la reunión no debe ser usado para la lectura de un documento que ya podría haber sido distribuido o una explicación de un tema que ya estaba disponible previamente.

Escoge alguien para redactar el acta

La minuta no debe ser escribida por el líder o facilitador de la reunión. Esto solamente haría que todos se quedaran aguardando durante los momentos que la persona escribe. Además, es importante tener un modelo predefinido para la minuta, considerando que serán registrados pendientes, decisiones, responsabilidades y plazos.

Los temas no han de mezclarse

En principio, la agenda no tendría que ser modificada bajo ningún concepto. Hay que evitar que esto pase a toda costa. Además tendremos que ejercer de moderadores, para que los participantes no hagan conversaciones paralelas ni saquen discusiones que no estén relacionadas con el tema a tratar. En caso de que fue necesario discutir otro tema, modifica la agenda y pide a todos que esperen el momento correcto para tratarlo.

Trabaja con datos

La política debe quedar fuera de las reuniones. Las decisiones deben ser tomadas en base a opiniones personales de algunos, o el jefe termina por ignorar las ideas de los empleados y decide solo, los participantes no tendrán motivación para buscar soluciones mejores, y la reunión deja de tener propósito. Trabaja siempre con datos y evidencias, y obtén consenso de que los pasos correctos se están tomando.

Controla el tiempo

Después de algún tiempo dentro de una sala de juntas, las personas empiezan a perder la concentración, y en algunos casos la paciencia. Reuniones largas debe de tener pausas programadas (y seguidas estrictamente). Si la agenda de la reunión define un tiempo para cada tema, estos horarios deben ser seguidos. Si están gastando mucho tiempo con una discusión interminable, propón continuarla posteriormente y pasar al tema siguiente (esto permitirá que los participantes vuelvan al tema con la cabeza más fresca). Estas acciones de control del tiempo ayudarán mucho a mantener el enfoque y eficiencia en la reunión.